Clientul nou este cel mai complex scenariu.

Aici se vede cel mai clar dacă lucrăm organizat sau din inerție.

Fluxul nu e complicat.
Dar trebuie respectată ordinea.

1. Formularul inițial

Totul începe cu formularul completat de client.

Acesta conține:

• adresă

• perioadă estimativă

• frecvență dorită

• număr pisici

• informații de bază

Acest formular nu înseamnă rezervare confirmată.
Înseamnă cerere.

2. Grupul intern de rezervări

Coordonatorul pune cererea pe grupul intern.

Aici fiecare reacționează.

Cine poate prelua spune explicit că poate.
Cine nu poate reacționează cu lacrimă.

Lacrima înseamnă că ai văzut și nu ești disponibil.

Nu lăsăm mesajele fără reacție.

3. Alocarea rezervării

Din cei care pot prelua, prioritate are persoana care locuiește cel mai aproape de client.

Criteriul este exclusiv proximitatea de mers pe jos.

Nu există alte criterii.

Dacă diferența este foarte mică, situația se discută punctual.
Dar regula rămâne obiectivă.

4. Confirmarea către client

După alocare, coordonatorul confirmă disponibilitatea către client.

În acest moment, clientul primește:

• formularul complet despre pisică

• formularul de rezervare pentru perioada exactă

Abia după completarea lor avem date finale.

5. Formularele complete

Clientul completează:

• formularul detaliat despre pisică

• formularul de rezervare cu date exacte

Acum avem clar:

• perioada finală

• numărul exact de vizite

• durata fiecărei vizite

Doar acum se poate calcula suma corectă.

6. Crearea grupului cu clientul

Se creează grupul de WhatsApp:

Client
Catsitter
Coordonator

Coordonatorul face introducerea.

Din acest moment, inițiativa aparține catsitterului.

7. Preluarea conversației

Catsitterul:

• se prezintă

• confirmă că a citit informațiile

• propune vizita inițială

• începe organizarea detaliilor

Clientul nu trebuie să întrebe ce urmează.

Procesul este condus clar și natural.

8. Comunicarea sumei și a avansului

După ce:

• formularele sunt complete

• perioada este clară

• numărul de vizite este clar

Catsitterul transmite în scris:

• suma totală

• avansul de 20%

• modalitățile de plată

• termenul

Exemplu simplu:

Pentru perioada X–Y, cu Z vizite de 30 min, totalul este … lei. Avansul de rezervare este 20%, adică … lei. După ce intră avansul, rezervarea rămâne confirmată. Restul poate fi achitat prin transfer sau cash lăsat în casă până la prima vizită.

Nu lăsăm plata neclară.
Nu amânăm transmiterea sumei.

9. Confirmarea avansului

După ce avansul este primit, rezervarea este blocată.

Până atunci, nu presupunem că este garantată.

10. Stabilirea vizitei inițiale

Vizita inițială se stabilește după ce:

• rezervarea este clară

• detaliile financiare sunt transmise

• avansul este confirmat

Vizita inițială este despre organizare și prevenție.

Nu despre bani.

Ordinea corectă, într-o privire

1. Formular inițial

2. Grup intern

3. Alocare pe baza proximității

4. Confirmare către client

5. Formulare complete

6. Grup WhatsApp

7. Inițiativă catsitter

8. Transmitere sumă + avans

9. Confirmare avans

10. Vizită inițială

Aceasta este structura completă pentru client nou.